Dernière mise à jour : 24/03/2022

Dossier.immo est conforme avec le Règlement UE n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des Personnes Physique à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et avec l’ensemble de la réglementation française applicable en la matière notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (LIL).

Le document suivant permet à dossier.immo de vous présenter comment sont réalisés les traitements de vos données personnelles.

1 – Nous contacter

Vous pouvez contacter notre responsable dossier.immo par e-mail : contact@dossier.immo. Ou par voie postale à l’adresse de notre siège social : 14/16 place du Docteur Avinin, 60250 MOUY FRANCE.

2 – Les traitements de vos données

Dossier.immo procède aux traitements sur les données (la diffusion interne, la structuration et l’hébergement) soit en exécution d’un contrat (CGV) conclu avec le Client, professionnel de la gestion locative et/ou de la location soit avec le consentement de la personne concernée (mention d’acceptation du traitement des données personnelles).

Dossier.immo agit en qualité de responsable de traitement notamment en ce qui concerne les données de ses clients et des prospects. Dossier.immo agit aussi en qualité de sous-traitant en ce qui concerne les données personnelles que les Clients, les bailleurs et les Locataires nous confient.

3 – Différents types de traitement

a. Les données personnelles collectées à partir de notre site Internet www.dossier.immo (formulaire de contact, demande de démonstration, inscription à la newsletter, etc)

Dossier.immo agit ici en qualité de responsable de traitement.

Les données personnelles collectées obligatoires sont les nom, prénom, e-mail, société, objet de la demande et le numéro de téléphone.

Dossier.immo utilisent ces données dans un cadre commercial, pour assurer le support technique et pour diverses actions de communication/marketing. Les données collectées sont visibles uniquement par le personnel de l’entreprise GERERFACILEMENT. 

b. Les données personnelles que nous traitons au sein de nos services et comment nous les utilisons

GERERFACILEMENT intervient ici en qualité de sous-traitant, éditeur de solutions informatiques accessibles en mode SaaS (logiciel dossier.immo). Dans ce cadre, deux types de données personnelles peuvent être distingués :

A) Les données que vous saisissez dans votre Espace de gestion et qui arrivent dans votre espace (votre espace dossier.immo) :

• Les données nécessaires à la création des Espaces de gestion. Pour les Clients, il s’agit des données personnelles de vos collaborateurs : nom, prénom, fonction, e-mail, numéro de téléphone (fixe professionnel et mobile).

• Les données nécessaires à la création des dossiers de demande de location. Il s’agit des données personnelles des locataires : nom, prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone (fixe professionnel et mobile), revenus, bulletins de salaire, etc.

• Les documents et fichiers que vous stockez dans l’Espace de gestion et dans l’Espace privé.

Ces données sont utilisées pour les finalités suivantes :

• l’accès à nos services et la gestion des utilisateurs.

• la gestion des dossiers locataires et l’analyse de ces dossiers. 

• le transfert de données au sein de notre logiciel (édition automatique du bail, création de fiche locataire, etc…). 

B) Les données que nous collectons sur vous lorsque vous utilisez nos services :

• L’historique de connexion (login, adresse ip, date et heure).

• Les données relatives à l’utilisation de la solution (modules, menus).

Ces données sont utilisées pour les finalités suivantes :

• Le respect de nos obligations légales

• La surveillance de vos accès. 

• L’amélioration de notre solution par l’établissement de statistiques d’utilisation. 

 

4 – Le transfert de vos données

Dossier.immo ne collecte pas vos données à des fins commerciales. Les données collectées le sont dans le cadre strict de nos propres besoins.

Vos données pourront être partagées dans le cadre de la réalisation de diverses prestations de service (sous-traitance) pour notre compte avec nos prestataires de services.

5 – Où sont stockées les données et qui y a accès

Les données que nous collectons dans le cadre de nos activités sont stockées en France. 

Le personnel interne à l’entreprise GERERFACILEMENT et celui travaillant pour l’un de nos prestataires peuvent avoir accès à vos données. Les accès sont réglementés et doivent justifier un réel besoin. 

6 – La sécurité des données personnelles

Dossier.immo s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, conformément à la réglementation de la CNIL.

Dossier.immo écarte toutes responsabilités au regard des aléas et de la complexité des systèmes d’information, inhérents au secteur de l’informatique, de l’internet et des actions intrusives. 

7 – Délai de conservation des données personnelles

Dossier.immo conserve vos données dans la limite des délais prévus par les lois en vigueur. 

Les données personnelles archivées sont jugées nécessaires afin de répondre aux obligations légales en vigueur, d’appliquer les accords prévus (CGV), de résoudre et plaider des litiges.

Les données personnelles des candidats non retenus pour une offre de location sont supprimées automatiquement dans une durée maximale de 2 mois suite à la dernière modification sur leur dossier locataire. Pour les candidats locataires sélectionnés, les données personnelles sont conservées pour une durée de 1 an suite à la signature du bail de location. 

Les données de connexion sur le site Internet (cookies) sont conservées pendant une durée de 13 mois. En revanche, les données de connexion à l’espace utilisateur de dossier.immo sont conservées 6 mois.

8 – Vos droits concernant vos données

A tout moment, vous pouvez demander à accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous. Vous pouvez alors, modifier, mettre à jour, corriger, rectifier, supprimer, effacer vos données personnelles si elles sont inexactes ou non conformes aux réglementations en vigueur. À des fins professionnelles légitimes ou juridiques, nous pouvons exiger la conservation de vos données personnelles. 

Vous pouvez exercer votre droit à la portabilité.

Vous pouvez nous envoyer un message électronique au référent de Dossier.immo à l’adresse contact@dossier.immo ou par voie postale à notre siège social situé 14/16 place du Docteur Avinin, 60250 MOUY FRANCE.

Avant l’exécution de votre demande concernant vos données personnelles, nous pourrons vous demander de confirmer votre identité.

Vous pouvez également contacter les services de la CNIL disponibles via le site www.cnil.fr.

9 – Liens vers des sites tiers

Vous pouvez retrouver des liens vers des sites web tiers sur notre site internet www.dossier.immo, ce sont principalement les sites de nos partenaires. En cas de clic sur l’un de ces liens, vous Toutez être redirigé vers un site web externe à celui de dossier.immo. Ceux-ci ont leurs propres politiques de confidentialité, nous déclinons toute forme de responsabilité à l’égard de ces politiques. 

Nous vous invitons à prendre en compte leurs politiques avant de soumettre des informations vers ces sites Web.

10 – Mise à jour

Dossier.immo se réserve le droit de modifier ce document à tout moment dans une volonté de respect des nouvelles réglementations en vigueur. Ce document sera modifié sur le site internet www.dossier.immo dès la mise en place de potentielles nouvelles réglementations. 

Lors de chaque révision de notre politique de confidentialité, une communication informative sera effectuée par e-mail ou sur nos réseaux sociaux (Facebook et LinkedIn). Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de protection des données. De plus, vous retrouverez en début de ce document une date de “dernière mise à jour” afin de vous informer de la dernière modification de cette politique. 

L’utilisation de nos services et la poursuite de l’accès à notre solution après la date de mise à jour de la présente politique vaut acceptation de votre part. Si vous n’acceptez pas la mise à jour de notre politique de protection des données, vous devez cesser d’utiliser nos services. 

11 – Registre de traitement des données du dossier locataire